Las empresas alrededor del mundo necesitan prepararse para los efectos a largo plazo del COVID-19. Para muchas compañías, una de las consecuencias más claras es la expansión de la fuerza de trabajo remota.

El distanciamiento físico para disminuir los contagios, hizo imposible para un número considerable de personas reunirse en un espacio cerrado, lo que ha significado que muchos de los cargos que se pueden ejercer desde casa, hayan pasado efectivamente a realizarse de forma remota. Esto ha reforzado la creciente tendencia del teletrabajo, que surgió antes de la pandemia.

Quedan pocas dudas respecto a que la fuerza de trabajo distribuida en un gran rango de locaciones, se convertirá en un concepto común en el futuro. Grandes compañías como Twitter y Slack han dicho que darán a sus empleados la posibilidad de trabajar de forma permanente desde casa, mientras que Salesforce un modelo híbrido que permitirá a la mayoría de sus empleados combinar en trabajo remoto con el trabajo en oficina. El gigante del CRM declaró: 'La jornada de trabajo de 9 a 5 está muerta'.

El balance equilibrado tomado por Salesforce es una señal de las cosas que vendrán en el mundo del trabajo, es un modelo que probablemente será adoptado por gran parte de la industria. En diciembre de 2020 el reporte Randstad Workmonitor identificó dos modelos atractivos para los trabajadores: un modelo híbrido que combina días de teletrabajo con días en la oficina, y el horario flexible que permite balancear la vida laboral y la vida familiar. Más de un tercio de los encuestados alrededor del mundo (35%) contestaron que un sistema de trabajo híbrido sería ideal, mientras que un 24% se manifestó a favor de las horas flexibles.

Esta puede ser una tendencia positiva para la industria también, con oportunidades de reducir costos teniendo menos trabajadores presentes en la oficina al mismo tiempo. También existe evidencia de que el trabajo online puede ayudar aumentar la productividad.

Con todas las señales que sugieren que el trabajo remoto tendrá un creciente rol en cómo la industria funcionará en el futuro, necesitas estar preparado para lo que esto puede significar para tu empresa.

Un factor importante a considerar es cómo hacer la inducción a tus nuevos trabajadores de forma efectiva.

Inducción remota: ¿Qué es y por qué es importante?

En palabras sencillas, la inducción remota es el proceso que completan tus nuevos colaboradores que trabajarán de forma remota o híbrida. Es crucial recordar que quién estará trabajando desde casa aún necesitará pasar por todas las actividades que se requieren para dar la bienvenida a un nuevo empleado en tu empresa, incluso si no están físicamente en la oficina y no pasarán mucho tiempo en tus instalaciones.

Actividades de este tipo incluyen:

Firma del contrato de trabajo y todos los documentos necesarios para la incorporación.
Lectura de información clave como las políticas de la empresa, las que incluyen las reglas y regulaciones para el trabajo remoto.
Conocer a los compañeros - desde los colegas con los que trabajará día a día hasta los miembros de otros equipos o áreas.
Configurar los equipos de tecnología, incluyendo accesos y permisos a información y recursos.
Inducción al cargo, sus responsabilidades y expectativas.

Se podría afirmar que todos los variados procesos que se incluyen en la inducción se vuelven incluso más relevantes cuando los empleados trabajan de forma remota, puesto que no tienen las facilidades que usualmente tienen los trabajadores presenciales. Por ejemplo, podría ser más difícil para un trabajador remoto familiarizarse con la empresa, sus colegas y la cultura corporativa si no están trabajando cara a cara con sus compañeros y directamente en tus instalaciones.

La inducción, es una parte crítica para establecer la relación empleado/empleador. Si se maneja bien, el proceso ayuda a asegurar que tu camino con el nuevo trabajador comience con el pie correcto y que ambas partes se beneficien de una relación duradera, positiva y productiva.

Desde una perspectiva puramente comercial, darle a todos los empleados un buen inicio en sus roles reduce el riesgo de que se vayan en el corto plazo, pérdidas financieras y operacionales de la rotación de laboral.

Además, la gente que experimenta una experiencia positiva en la bienvenida son más proclives a hablar positivamente de tu empresa y recomendarla con sus amigos y contactos, lo que fortalecerá tu marca empleadora.

Estudios muestran que:

20% de los nuevos empleados abandonan el cargo por otra oportunidad laboral dentro de 45 días desde su incorporación.
Las empresas con un proceso de inducción fuerte, retienen un 82% del nuevo talento y son un 70% más productivas.,
69% son más proclives a permanecer en la compañía por tres años si experimentan una buena experiencia en el proceso de inducción.
53% de las empresas con mejor rendimiento se inclinan por comenzar la inducción antes del primer día del trabajador - en un proceso denominado pre inducción.
72% de los colaboradores indica que una reunión con su superior directo es la parte más importante de la inducción.
88% de los trabajadores considera que sus superiores manejan mal el proceso de inducción.

Pasos clave para un proceso de inducción remoto exitoso:

La inducción remota puede ser un reto tanto para los managers como para los trabajadores. Un colaborador recién llegado puede tener dificultad para iniciar de forma positiva su nuevo cargo si pasa mucho tiempo trabajando a solas, mientras que los supervisores y managers pueden no estar familiarizados con un proceso de inducción remota.

Considerando lo importante que es este proceso desde el punto de vista de Recursos Humanos ¿Qué pasos debo tomar para asegurar que el trabajo remoto no afecte el proceso de inducción?

Descarga nuestra guía para la inducción remota aquí

Haz un esfuerzo por dar una buena bienvenida

Un nuevo trabajador que se desempeña de forma remota podría perder algunos beneficios básicos del primer día de trabajo presencial, como conocer a sus colegas en persona y adecuarse a la atmósfera de la empresa y su cultura.

Los managers pueden atacar este problema dando la bienvenida a los trabajadores remotos para hacerlos sentir como parte del equipo. Existen varias maneras de lograr este propósito, como enviar un pequeño regalo de bienvenida con material brandeado de la empresa, como una polera corporativa, un tazón o una botella de agua.

Un empleador que usa esta estrategia es Miro, un proveedor de software del popular pizarrón virtual. AJ Josephson, el manager de recursos humanos, dice que es importante proveer a los colaboradores de

material que represente la cultura de la empresa y muestre a los trabajadores remotos que la empresa se preocupa por ellos y quiere darles la bienvenida.

Debes idear también una estrategia para presentar a los nuevos colaboradores con sus colegas . Citar a todos los trabajadores en una videollamada puede ser motivo de presión para el recién llegado - además de poco práctico - por esto, es mejor planear pequeñas reuniones con las distintas partes del equipo en el transcurso de una o dos semanas. Esto ayudará al nuevo trabajador a conocer a sus colegas de forma relajada y gradual en lugar de hacerlo de forma apresurada y frenética.

Aprovecha la tecnología

La tecnología es uno de los recursos disponibles más valiosos para una empresa en el proceso de transición de inducción presencial a remota.

Hay muchas herramientas que pueden ayudarte a hacer este proceso más eficiente y fácil. DocuSign, por ejemplo, te permite manejar y firmar documentos y guardarlos de manera virtual, mientras que la mensajería instantánea y plataformas de administración de proyectos como Slack están diseñadas para manejar la colaboración remota, ayudando a equipos en distintas ubicaciones a estar en contacto y compartir información en tiempo real.

Otro punto clave respecto a la tecnología, es asegurar que los trabajadores remotos tengan acceso a todas las herramientas que necesitan para realizar su trabajo de forma adecuada. Esto va desde la entrega de una laptop con anticipación para que el usuario pueda familiarizarse con el equipo, hasta asegurarse de que tenga acceso a cualquier software o plataforma que necesite. También es necesario capacitar al personal remoto, mientras que el soporte TI debe asegurar que los equipos funcionen correctamente. Esto es crucial sobre todo si es que el colaborador usará programas o equipos con los que no tiene experiencia.

Enfatiza la interacción humana

Si bien la tecnología tiene un lugar crucial en la industria y en los RRHH , particularmente en el ámbito de la inducción remota, es importante recordar que la tecnología no reemplaza la interacción humana.

Debido a que los trabajadores remotos no tienen el contacto y las conversaciones que se dan naturalmente con el trabajo presencial, es importante idear maneras de replicar esta interacción de forma virtual.

Miro alienta a sus empleados a interactuar y conocerse dividiendo la fuerza laboral en pequeños grupos para sesiones de vinculación. La empresa incluso invita a sus empleados a jugar juegos en línea.

Kaelyn Phillips, director del departamento de talento en Monster, apunta que la introducción de un nuevo empleado al equipo no siempre tiene que estar enfocada en el trabajo, sin importar si la inducción es presencial o remota - la inducción debe enfocarse en el factor humano.

"Es importante hacer conexiones y que la persona sienta que se ha unido a un equipo que lo hace sentir bienvenido" dice.

Usa un método de mentoría

Si tienes un grupo de nuevos trabajadores que se unen a la empresa al mismo tiempo, puedes aprovechar de instaurar un sistema de compañerismo que ayude al nuevo talento a aprender y a conocer el negocio de forma conjunta. Además de apoyar el aprendizaje y el desarrollo, este enfoque puede crear una sensación de unión y camaradería que es muy valiosa para las personas que pasan mucho tiempo trabajando solas.

Otra estrategia que puede ser altamente efectiva es la mentoría. Cuando un nuevo trabajador se une a la empresa, asignarle un mentor que puede ayudarlo a conocer la compañía y a asentarse de la manera más rápida posible, lo que incrementa las probabilidades que el colaborador alcance todo su potencial.

La mentoría también puede ser una forma de transmitir 'habilidades blandas' y el conocimiento de empleados experimentados.

Estos beneficios han probado ser particularmente valiosos para el personal remoto, que aprecia más las interacciones uno a uno y oportunidades de aprendizaje de la mentoría.

Crea un paquete virtual de bienvenida

Esperar que un enfoque tradicional funcione bien en la inducción remota puede ser un error costoso. Recursos humanos se necesita adaptar las necesidades y requerimientos del trabajo remoto diseñando un paquete de aprendizaje virtual, que sea entregado por adelantado al primer día de trabajo.

El paquete debe incluir recursos e información clave para que el colaborador pueda comenzar con el pie correcto su trabajo, incluyendo las políticas de la empresa, una guía para empleados y contactos de soporte.

También es importante incluir una guía detallada de cómo acceder a herramientas y software, y qué deben hacer si experimentan dificultades técnicas.

Seguimiento

El proceso de inducción remota no termina pasadas dos o tres semanas desde la bienvenida. Mientras que el trabajador se asienta en su cargo, también pueden surgir dudas o preguntas.

Es importante hacer seguimiento en las primeras etapas de la inducción y chequear regularmente con los trabajadores remotos durante un período aproximado de tres meses. Esto te ayudará a tener una idea clara de cómo perciben su cargo, cuán contentos están y si necesitan capacitación extra.

Algunas empresas incluso reparten el proceso de inducción en un periodo de un año, dependiendo de la naturaleza y complejidad del cargo.

Tal como ayudar a los nuevos empleados a tener el mejor inicio de relación laboral en tu empresa, tomar un enfoque a largo plazo puede ayudarte a ganar información sobre la eficacia de tu proceso de inducción remota y cómo podría mejorarse.

Randstad ha creado una nueva guía en esta materia, la que incluye pasos para optimizar tu método de inducción virtual y así obtener mejores resultados.

Esta guía destaca las mejores prácticas en áreas clave como diseñar un plan de capacitación para su fuerza laboral remota y mantener una interacción cara a cara entre compañeros de trabajo.

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