Work smarter, not harder. No trabajes más duro, sino de manera más inteligente. Es una frase hecha de uso común en el mundo anglosajón. ¿Cómo podemos optimizar el tiempo que pasamos trabajando para no acabar el día con la sensación de que las horas se nos han escapado sin saber en qué?
El tiempo es nuestro activo más valioso. Sin embargo, la impresión de ir siempre a contrarreloj y de tener constantes distracciones (correos electrónicos que no dejan de llegar a la bandeja de entrada, mensajes en el smartphone, llamadas) que nos hacen “perder” el tiempo es una constante.
Gestionar bien el tiempo no implica correr arriba y abajo tratando de hacer el mayor número de tareas a la vez, sino de racionalizar la forma en que trabajamos y de organizar cada una de ellas para ejecutarlas de la forma más simple y eficaz posible.
Fácil de decir, pero difícil de hacer. Estos son algunos consejos generales que nos pueden ayudar.
- Haz una “lista de deberes” diarios. Tener visión de conjunto sobre los trabajos pendientes ayuda a planear cómo vamos a llevarlos a cabo. La improvisación se debe dejar solo para cuando no haya otra opción. Hay quien recomienda hacer este listado el día anterior, para que su confección no se convierta, al día siguiente, en una tarea en si misma.
- Lo más importante, primero. La regla de oro de la gestión del tiempo es realizar primero las dos o tres tareas que encabezan la lista, puesto que son las que hemos identificado como prioritarias para ese día. Una vez hechas, se puede pasar a otras cosas. No dejes para más tarde lo que debas estar haciendo ahora y empieces por lo más sencillo o lo que más te gusta, o te irás a casa con la sensación de no haber cumplido tus obligaciones.
- Concentración en una única tarea. A pesar de que en el pasado reciente se nos ha invitado a ser multitaskers, los expertos promueven la concentración en una única tarea, realizada con total atención y sin distracciones. La multitarea hace que ninguna de las faenas se complete de manera óptima.
- Evita las distracciones y las interrupciones. Identifica cuáles son tus principales “ladrones de tiempo”: Twitter, Facebook, email, WhatsapP. Deja el teléfono de lado, cierra el navegador y el email y vuelve al punto 3: ¡concentración!
- Tómate descansos y ten claro cuándo es mejor parar. tomarse descansos regulares ayuda a mantenerse despejado, a mantener la concentración y a aprovechar mejor el tiempo que dedicamos al trabajo. También es bueno tener algunos minutos de respiro entre la finalización de una tarea y el inicio de la siguiente.
- Paso a paso. Intenta dividir los grandes proyectos en tareas más pequeñas que psicológicamente no resulten cargas tan pesadas. La realización de cada una de estas pequeñas partes será un paso más hacia la cima.
- Reduce el número de reuniones. Muchas de las reuniones que organizamos podrían ser más cortas, incluir un menor número de personas o, incluso, realizarse de maneras alternativas sin necesidad de reunirse.
- Organiza tu semana. Ten en cuenta los diferentes niveles de energía que tenemos durante la semana para llevar a cabo distintas tareas en los diferentes días. El lunes aún estamos calentando motores y es un día apropiado para organizarse. El martes y el miércoles hay que aprovechar el “peak de energía” para abordar los problemas más difíciles. El jueves ésta comienza a bajar, por lo que es ideal para programar reuniones. Finalmente, el viernes, cansados ya de toda la semana se puede planificar a largo plazo y hacer networking con los compañeros.
Gestionar nuestro tiempo de manera organizada no solo aumenta nuestra productividad, también reduce nuestros niveles de estrés y, por lo tanto, crece nuestra sensación de bienestar.
Resulta importante, por lo tanto, dedicar un tiempo a recuperar la sensación de control sobre nuestras horas y nuestros días.