A diario nos vemos enfrentados a una agenda compleja, repleta de reuniones, muchas de las cuales se podrían evitar escribiendo un correo electrónico.
Pero ¿cuándo es necesario agendar una reunión y conseguir que esta instancia sea efectiva? Te damos algunos tips.
Cumplimiento de objetivos:
- Para conseguir que los objetivos se cumplan, los temas a tratar se deben planificar con anticipación, estableciendo una agenda a fin de evitar desviaciones de contenido.
Planificación:
- Es importante elegir un lugar cómodo y una hora adecuada, que no interrumpa el transcurso de las actividades habituales y en la que todos los invitados puedan estar presente sin dificultad. Idealmente, la reunión se debe convocar con suficiente antelación, preparándolos con los temas a tratar, de manera que la cita se ajuste a tal contenido.
Duración:
- Para que la duración sea la prevista, hay que cuidar la puntualidad. Igualmente, hay que realizar la apertura de la reunión marcando los aspectos que se tratarán y el por qué. Posteriormente, realizar una buena conducción, será vital para no perder el foco y llegar a la conclusión idónea. Es habitual que surjan temas adicionales o que algunos participantes deseen ahondar en algún contenido, por lo que quien lidere la reunión debe tener la consideración de dedicar a cada tema el tiempo que sea preciso y transmitírselo a los demás miembros.
- El tiempo de duración ideal sería máximo 45 minutos. Este margen debería ser suficiente para tratar temas acotados y concluir acciones posteriores. Por otra parte, una duración mayor interfiere en la concentración de los participantes, generando una mayor dificultad para alcanzar el objetivo de la reunión. A pesar de esto, la realidad es que con frecuencia las reuniones se extienden en el tiempo, demorándose más de lo planificado. Es habitual que los temas a tratar se desvíen o se profundice en aspectos que no eran el foco principal, por eso la relevancia de realizar una conducción adecuada del contenido.
Cierre:
- Una vez abordada la agenda completa, no debemos descuidar una parte fundamental, que es el cierre. Para asegurar una reunión exitosa, es importante realizar una recapitulación de los aspectos clave tratados, conclusiones y plan de acción en función de los siguientes objetivos planteados.
- A la hora de concluir la reunión, es común que queden ciertos aspectos sin cerrarse del todo. Sin embargo, se debe garantizar el tratamiento correcto a los puntos clave.