Cuando Steve Jobs falleció en 2011, se descubrió que había dejado un gran número de proyectos terminados y supervisados hasta el año 2015, lo que demuestra una capacidad de organización a largo plazo de la que pocas personas pueden presumir. Sin embargo, según expertos, este nivel de planificación sería posible de obtener mediante una metodología conocida como Directly Responsible Individual (DRI), la cual consiste en asignar un responsable directo a cada proyecto para dirigir y supervisar todos los ciclos de trabajo, simplificando la toma de decisiones y aumentando la responsabilidad de ejecución, lo que deriva en una mayor diligencia y capacidad productiva.
Esto comprueba que toda gestión exitosa en el trabajo y en cualquier ámbito de la vida, es resultado de un proceso concreto de planificación y elaboración. Específicamente en el ámbito laboral, lo primero y más importante es dividir en fases las tareas que serán necesarias para llevar adelante el plan, lo que ayudará a la gestión ordenada del mismo y a reforzar la concepción de las funciones como algo realizable. Por otro lado, también es fundamental definir los objetivos y el alcance que tendrá el proyecto; puesto que todas las etapas posteriores estarán condicionadas a lo que se decide en este momento.
Luego es minuto de calendarizar, repartir y fijar las tareas de cada persona implicada. La delimitación de responsabilidades y asignación de recursos, es una de las fases en las que vale la pena detenerse, considerando que a partir de este, se dará continuidad a la ejecución. Aquí es decisivo cumplir con la planificación, pero también mantenerse flexible ante posibles imprevistos, debido a que si la persona está preparada para enfrentar cualquier inconveniente externo, podrá reaccionar mejor y salir adelante sin mayores problemas”.
Igualmente, un punto ineludible para completar correctamente la fase de realización, es que estén activados los mecanismos de seguimiento y control del trabajo. Un buen Project Manager debe ir acompañando, revisando y evaluando el desarrollo de la actividad de forma permanente. Una comunicación interna fluida puede ser uno de los puntos clave; así como un informe diario de avances, problemas o riesgos, que permitan mantener el plan de trabajo y enfoque de los objetivos, asegurando el normal desarrollo de todas las actividades. El intercambio de información entre todos los miembros del equipo también ayudará a que las acciones se realicen con inteligencia colectiva.
La implementación del plan es el momento en el que se concreta el desarrollo y se sintetizan todas las actividades en un producto o servicio final. Como hay que llevarla a cabo de forma efectiva, sin riesgos que pongan en peligro todo lo que se ha ejecutado en las fases anteriores, es necesario disponer de los recursos necesarios (económicos y humanos) para realizar este proceso con seguridad. Una vez acabada e implementada toda la actividad, hay que realizar una revisión y valoración del resultado final, porque corregir los errores ayudará a mejorar y conocer en qué puntos se ha realizado una buena labor y en cuáles se debe mejorar. El éxito del siguiente proyecto dependerá también de haber cumplido con diligencia esta etapa.