Adiós oficinas tradicionales

La empresa es el marco donde las personas evolucionan, por eso, es importante que el espacio de oficinas se desarrolle a la vez que lo hacen los empleados.

Durante el mes de abril de 2017, algunos empleados del gigante Apple empezaron a mudarse a la nueva sede californiana diseñada por el prestigioso arquitecto británico, Norman Foster. Lo que se conoce como Apple Park es una infraestructura circular de 2,8 millones de metros cuadrados dedicados a oficinas para más de 12.000 empleados.

Este es solo un ejemplo destacado de la tendencia cada vez más frecuente de muchas empresas: adaptar el espacio para conseguir aumentar la eficiencia y la colaboración entre empleados y diferentes departamentos.

El origen de los entornos colaborativos
Con la implosión del sector de las TIC a principios de siglo, muchas empresas se empezaron a dar cuenta de que una herramienta 2.0 que conectara distintos equipos y personas a la vez podría derribar las barreras físicas que se encontraban en el mundo real.

El MS Project, las intranets y el SharePoint son ejemplos de los inicios que llevaron a trasladar esta mentalidad sin barreras al espacio físico del día a día de los trabajadores.

Por lo tanto, internet no solo ha cambiado la forma de acceder a la información y de comunicarnos, sino también ha incidido claramente en nuestro ambiente laboral. Esta disrupción ejemplifica que si el ecosistema social cambia, las empresas se adaptan a nuevas formas organizativas del trabajo.

Características de los entornos colaborativos
Los puestos de trabajo segregados ahuyentan la colaboración y el compañerismo, por lo que afecta directamente a los resultados de la empresa. Para romper con este mal hábito se utilizan:

– Espacios abiertos que dotan a las oficinas de mayor horizontalidad y espacio para la comunicación. Fuera tabiques y puertas que ponen barreras a la comunicación. Se imponen los espacios abiertos donde puede fluir la colaboración.

– Escritorios compartidos con el fin de fomentar el diálogo y la empatía entre compañeros se apuesta por mesas grandes donde puedan ubicarse varias personas. La tendencia huye de los escritorios individuales.

– Hot seats  o asientos calientes. Hace referencia a puestos de trabajo sin asignar para potenciar la igualdad y olvidar el concepto jerárquico a nivel físico. Esto también permite localizarte cada día en un espacio u otro según las personas con las que estés desarrollando determinados proyectos, tus necesidades de concentración, gustos de climatización o de luz natural.

– Tecnología punta (tablets, portátiles, pantallas en distintas áreas de la oficina y sistema de seguridad óptimo) para poder conectarse desde cualquier punto de la oficina.

– Salas de reuniones que atiendan a diferentes necesidades. Lo idóneo es que existan diferentes salas de reuniones de diversas capacidades (desde 2 personas hasta salas más amplias de reuniones para grupos grandes) para poder adaptar cada tipología a la sala (zonas de formación, salas de proyectos, salas de presentaciones o pequeñas salas de reuniones one to one) al objetivo y personas implicadas en la reunión.

– Espacios informales de reuniones. Las reuniones no tienen por qué tener lugar en salas, los espacios abiertos en diferentes áreas de la oficina son un buen lugar para mantener reuniones rápidas y eficaces.

– Salas de videoconferencias. Trabajamos en un mundo globalizado donde las videollamadas pueden hacer que tengamos reuniones con personas de cualquier parte del mundo. Contar con espacios con la tecnología apropiada para llevar a cabo reuniones con videollamada fomentará la fluidez comunicativa.

– Área de recepción de clientes como lugar de encuentro. Estos espacios son una evolución de la habitual sala de espera y están pensados para recibir a clientes tomando un café o incluso tener reuniones breves. Tienen vocación de zona de trabajo y de reunión.

– Conectividad 360. Los ambientes laborales colaborativos deben contar con acceso a conexiones inalámbricas multidispositivo para favorecer el acceso a internet o a la nube desde cualquier lugar.

– Inspiración a través de frases que reflejan la cultura corporativa. En estos espacios abiertos suele haber vinilos con frases inspiradoras en paredes, puertas, salas, etc. Son, sin duda, una forma de que los propios trabajadores se inspiren y que clientes o visitas externas puedan comprender la filosofía y valores de la organización.

Ventajas
A través de espacios más abiertos se potencia el trabajo en equipo y la comunicación interna, además de promover:

– La creatividad. Facilitando espacios para el brainstorming se potencia la creación de ideas y la innovación en nuevos proyectos.

– Las relaciones sociales. Las interacciones personales fluidas mejoran el ambiente de trabajo y, por lo tanto, la productividad crece considerablemente.

– El compañerismo. Compartir conocimientos siempre da como resultado un constante flujo de conocimientos que ayuda a mejorar los objetivos comunes y propios.

– El fluir informativo. El intercambio rápido de información reduce significantemente las dudas que puedan aparecer en algunos trabajadores. Además, evita que varias personas trabajen en paralelo sobre un mismo tema.

El futuro del lugar de trabajo
Muchos son los expertos que prevén el futuro de los espacios laborales pero la tendencia clara es el creciente uso de capacidades sostenibles y la participación en el diseño por parte de los empresarios.

Un ejemplo claro es el caso de Mikael Benfredj, fundador de Patchwork. Esta tienda de muebles parisina es ahora un espacio de trabajo gracias a la tendencia de usar mobiliario de exhibición como lugares improvisados para trabajar. Para Benfredj, las oficinas del futuro tendrán “más servicios integrados como guarderías, lavanderías, peluquerías, bancos y oficinas de correos, además de más regulación, cosas como la iluminación, la comodidad de las sillas y las horas frente a la pantalla serán monitoreadas. Y creo que las oficinas serán más adaptadas a las personas con discapacidad. Y habrá menos personalización de tu sitio específico o escritorio”.

Actualmente, se pueden observar tendencias que marcarán los próximos años:

– Las remodelaciones englobarán edificios enteros, las obras no se enmarcarán únicamente en la oficina.

– Se ampliarán los espacios co-working que, incluso, desdibujarán la división entre la ciudad y el trabajo.

– Cada vez más, se buscará la comodidad del empleado para poder potenciar la sensación de estar como en casa.

– Se tomarán las decisiones estratégicas (ubicar una sede, diseñar la experiencia del trabajador…) a través del análisis de datos.

Cada vez más, las sedes se orientarán hacia dos principales direcciones: apoyar la construcción de relaciones dentro de empresas globales e impulsar equipos multidisciplinarios y es que el espacio de trabajo bien diseñado potencia la innovación, la creatividad y mejora el rendimiento de los profesionales.

En definitiva, una empresa que procura mejorar sus infraestructuras para crear un entorno agradable donde el empleado pueda trabajar a gusto y realizado hace que se potencie la motivación y el bienestar, además de impactar en positivo a todos los clientes, proveedores y demás visitas que transiten de forma casual las instalaciones. Una forma más que ayuda a potenciar la imagen de la marca.

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