¿Puedes administrar eficientemente el gasto de la fuerza laboral?
Mantener los costos bajo control es una prioridad clave para la mayoría de los líderes de adquisiciones. Ya sea adquiriendo materias primas, brindando servicios al cliente o administrando costos laborales, sus principales objetivos son mantener la calidad y mantener los costos lo más bajos posible. Cuando se trata de administrar el gasto en fuerza laboral, no es tarea fácil, especialmente considerando el ajustado mercado laboral actual y los crecientes costos.
Por ejemplo, intentar realizar un seguimiento de los costos de contratación puede resultar difícil. Puedes dividir estos costos en dos categorías principales: costos directos y costos indirectos. Si bien los costos directos son más fáciles de calificar y rastrear, los costos indirectos no pueden ignorarse. Para tener una idea clara del gasto total en fuerza laboral, es vital que se comprenda la diferencia entre los costos de contratación directos e indirectos.
Este artículo explica esta diferencia para ayudarte a calcular con precisión tu gasto total en mano de obra.
Costos indirectos versus costos directos
En los negocios, los costos directos representan gastos que se pueden vincular directamente con la producción de bienes o la prestación de servicios. Esto podría incluir materias primas, equipos y suministros. En cuanto al gasto en mano de obra, los costes directos son aquellos que puedes asociar directamente a la gestión de tus trabajadores.
Los costos directos suelen ser más fáciles de identificar, lo que hace que presupuestar estos gastos sea menos complicado. Normalmente, estos costos se contabilizan en el presupuesto general de la empresa. Sin embargo, los costos directos asociados con la gestión de la fuerza laboral pueden ser variables, lo que significa que estos costos pueden cambiar según diversas condiciones comerciales.
Por otro lado, los costes indirectos son aquellos gastos que resultan más difíciles de vincular con la producción o la gestión de la fuerza laboral. De hecho, estos costos a menudo pasan desapercibidos y, por lo tanto, es posible que los líderes empresariales no los planifiquen con precisión. No tener en cuenta los costos indirectos de gestión de la fuerza laboral puede causar estragos en el presupuesto de la empresa y afectar sus resultados.
Ejemplos de costos directos
A continuación se muestran varios ejemplos de los costos directos más comunes que enfrentan los empleadores. Estos ejemplos pueden ayudarte a comprender mejor cómo estos gastos podrían afectar su gasto en gestión de la fuerza laboral.
Costos laborales directos
Los costos laborales directos más comunes que enfrentan las organizaciones son los salarios y los beneficios. Esto incluye salarios, tanto regulares como horas extras, bonificaciones y beneficios planificados, como atención médica, estipendios y tiempo libre remunerado. Los salarios y beneficios de los trabajadores en general a menudo están vinculados a la producción de bienes o la prestación de servicios. Son los salarios de tu equipo de recursos humanos, los gerentes de contratación y los capacitadores los que también puede vincular a los gastos de administración de la fuerza laboral. Debes tener en cuenta ambos tipos de compensación al calcular su gasto total en fuerza laboral.
Debido a que los salarios y los beneficios constituyen una gran parte del presupuesto, a menudo es un área donde la gestión de costos es una necesidad. Por un lado, se necesita mantener salarios competitivos para poder retener y adquirir el talento que se necesita para satisfacer las demandas de producción y hacer crecer su negocio. Por otro lado, las tasas de compensación demasiado altas pueden dañar los resultados de la organización.
Por ejemplo, realizar un seguimiento de los costos de contratación puede resultar difícil. Puedes dividir estos costos en dos categorías principales: costos directos y costos indirectos. Si bien los costos directos son más fáciles de calificar y rastrear, los costos indirectos no pueden ignorarse. Para tener una idea clara del gasto total en fuerza laboral, es vital que se comprenda la diferencia entre los costos de contratación directos e indirectos.
Esto hace que sea imperativo establecer ofertas de compensación óptimas para los trabajadores. Utilizar información sobre el talento y análisis salarial para comprender mejor lo que quieren los trabajadores de hoy y cómo se comparan sus salarios con los estándares de la industria puede ayudarte a crear los paquetes salariales y de beneficios adecuados.
Tecnología de gestión de la fuerza laboral.
La tecnología innovadora actual puede ayudar a optimizar muchos aspectos del proceso de contratación y gestión de la fuerza laboral. Por ejemplo, las plataformas ATS hacen que el filtrado de aplicaciones sea más rápido y eficiente, mientras que el software de programación garantiza que cada turno esté ocupado por los trabajadores adecuados.
Si bien esta tecnología puede mejorar significativamente la eficiencia y los resultados de la fuerza laboral, también existe una tarifa asociada a la compra y utilización de este software. Debido a que estos costos son fácilmente rastreables y están directamente vinculados a sus esfuerzos de gestión de la fuerza laboral, se incluyen en la categoría de costos directos.
Honorarios de contratación
Los estudios muestran que los costos directos de contratación pueden llegar a ser de tres a cuatro veces el salario del puesto. Cuando se multiplica esta cifra por el número de nuevas contrataciones cada año, es fácil ver cómo los costos de contratación pueden acumularse rápidamente.
Si bien algunas tareas de contratación se incluyen en la categoría de costos indirectos, como la capacitación y la incorporación, muchos otros gastos están más directamente relacionados con el gasto en fuerza laboral. Por ejemplo, la publicidad de puestos vacantes es un costo directo. Esto incluye publicar en varias bolsas de trabajo, actualizar la página web de carreras de la empresa e interactuar con candidatos potenciales a través de las redes sociales.
Atraer candidatos potenciales es sólo el primer paso del proceso de contratación. También incurre en varios costos directos a través del proceso de selección, como la selección de currículums, la realización de entrevistas, la realización de evaluaciones previas al empleo y la verificación de referencias.
Cuando se trabaja con una empresa de soluciones de recursos humanos, es posible que esta se encargue de muchos de los costos de contratación, como la publicación en bolsas de trabajo, la selección de candidatos y las entrevistas. En lugar de contabilizar estos costos directos individualmente, los honorarios de la agencia cubrirán estos gastos y facilitarán el cálculo del gasto en fuerza laboral relacionado con los costos de contratación.
Ejemplos de costos indirectos
Si bien los costos laborales indirectos pueden no ser tan fáciles de anticipar como los gastos directos, sigue siendo importante realizar un seguimiento de estos gastos y reconocer cómo podrían afectar el gasto general en fuerza laboral. A continuación se presentan algunos de los costos indirectos más comunes relacionados con la gestión de la fuerza laboral.
Ausentismo y rotación
Una alta tasa de ausentismo supone una carga financiera sustancial para una empresa. Cuando las personas no están disponibles para hacer el trabajo que hay que hacer, se da la opción de pagar para incorporar personal adicional con poca antelación, pedir a sus colaboradores que trabajen horas extras o redistribuir a los trabajadores que ya tiene. Si bien las dos primeras opciones pueden afectar directamente el costo laboral, la última puede resultar en una pérdida de productividad, ya que las personas son apartadas de su trabajo habitual y es posible que no tengan las habilidades adecuadas para realizar el trabajo en cuestión.
En última instancia, los altos niveles de ausentismo pueden aumentar el agotamiento de los trabajadores, reducir la eficiencia en el lugar de trabajo y dar lugar a mayores tasas de rotación.
Existen costos y desventajas similares asociados con una alta rotación de personal. Si las personas se van en cantidades muy altas, estarás gastando mucho tiempo, dinero y energía en reclutar para cubrir las brechas en la fuerza laboral. Aparte de las obvias implicaciones financieras, esto puede causar perturbaciones en el lugar de trabajo y dañar la moral.
Los costos asociados tanto con el ausentismo como con la rotación pueden minimizarse adoptando un enfoque de contratación probado y eficaz. Seguir los procesos establecidos para garantizar la adquisición de las personas adecuadas aumentará las posibilidades de que los nuevos empleados tengan una relación laboral sana y feliz con su organización. A su vez, estos pueden ayudar a su organización a reducir sus tasas de ausentismo y rotación.
Tiempos prolongados en búsqueda de talento
Demasiado tiempo dedicado a cubrir vacantes es otro buen ejemplo de un costo laboral indirecto que puede ser fácil de pasar por alto. Cuanto más tiempo dedique a la contratación, menos tiempo podrá dedicar a centrarse en el negocio principal, generar ingresos e impulsar la rentabilidad.
Una de las cosas más importantes que se puede hacer para optimizar el desempeño en este frente es establecer métricas relevantes e indicadores clave de desempeño. El seguimiento de los datos correctos puede ayudarte a identificar ineficiencias en el proceso de contratación y desarrollar estrategias para mejorar los resultados de la contratación.
Por ejemplo, trabajar con una empresa de soluciones de recursos humanos puede acelerar el proceso de contratación al brindar acceso directo a una red de candidatos preseleccionados.
Realizar un análisis de la brecha de habilidades puede ayudarte a adelantarse a sus necesidades de contratación. Este análisis en profundidad le permite evaluar las necesidades de habilidades actuales de la empresa y predecir sus posibles necesidades futuras. Con esta información, se puede desarrollar una estrategia multifacética para identificar los candidatos que mejor se adapten a sus necesidades actuales y futuras y crear un programa de desarrollo de empleados para equipar a sus trabajadores actuales con las habilidades necesarias.
Entrenamiento e inducción
El proceso de contratación no termina cuando se han completado las evaluaciones, han seleccionado a los candidatos elegidos y ellos aceptan la oferta de trabajo. Para obtener realmente los mejores resultados de su personal, debes apoyarlos mientras se familiarizan con sus nuevas funciones y se adaptan a la organización.
Es posible que este proceso incluya alguna capacitación informal o tutoría por parte de otros empleados. Si bien esto podría ser una contribución vital para que los nuevos empleados se pongan al día y se vuelvan productivos, podría no verse como un costo obvio de contratación, a pesar de que consume tiempo y afecta la productividad de otros miembros del personal.
Además, se deberá considerar los costos adicionales que implica certificar a las personas para habilidades particulares e intensificar temporalmente sus medidas de control de calidad, así como el potencial de reducción de la productividad en todo el equipo.
La inducción y la incorporación son otras áreas en las que puede obtener ventajas vitales de la última tecnología y el soporte de expertos. Las herramientas modernas pueden ayudarte a adoptar un enfoque integrado para todo, desde funciones publicitarias hasta la incorporación.
Pérdida de productividad
Como líder empresarial, no hay duda de que mantener niveles máximos de productividad es una máxima prioridad. Desafortunadamente, hay varios factores que pueden afectar negativamente la producción, como fallas en los equipos, altos niveles de ausentismo, rotación frecuente y brechas de habilidades internas. Cuando estos problemas ralentizan la productividad, puede resultar frustrante para los gerentes y supervisores, así como para los trabajadores. También puede resultar bastante costoso. Cada vez que la línea de producción se detiene y se tienen que cerrar las operaciones antes de tiempo o cerrar un turno, eso le cuesta dinero a la empresa. Puede que no sea fácil realizar un seguimiento de estos costos, pero la pérdida de productividad puede tener un impacto significativo en el gasto general en fuerza laboral.
Por ejemplo, si una planta de fabricación realiza un turno sin suficientes conductores de montacargas calificados, su fuerza laboral no puede operar al máximo rendimiento. Si bien la organización aún debe pagar casi los mismos costos laborales directos para ejecutar el turno, la producción será menor. A su vez, esto conduce a una pérdida imprevista de la empresa.
Es importante tener en cuenta estos costos indirectos y crear estrategias de contratación, capacitación y programación que puedan minimizar el impacto de la pérdida de productividad en el presupuesto de la empresa.
Pérdida de tiempo en la gestión de trabajadores eventuales.
Las fluctuaciones del mercado actual y las demandas estacionales están animando a más empleadores a depender de trabajadores eventuales. Los estudios predicen que para 2025 los trabajadores eventuales representarán entre el 35% y el 40% de la fuerza laboral mundial. El uso de estos trabajadores temporales puede permitirle aumentar o reducir las necesidades de fuerza laboral de su organización para satisfacer las demandas de producción actuales. Esta estrategia puede ayudar a reducir los costos laborales manteniendo únicamente la fuerza laboral que se necesita para cumplir con los objetivos de producción.
Si bien los costos laborales relacionados con los trabajadores eventuales se incluyen en su categoría de costos directos, el tiempo y los recursos que se utiliza para administrar a estos trabajadores no. Dependiendo del tamaño y alcance de su fuerza laboral eventual, los costos administrativos relacionados con la gestión pueden ser sustanciales.
Al igual que sus trabajadores permanentes, el personal eventual debe recibir una amplia capacitación para garantizar el cumplimiento de los estándares de seguridad y calidad. La programación de turnos es otra tarea que requiere mucho tiempo y que puede reducir el gasto en fuerza laboral. Debes asegurarte de que cada turno cuente con personal completo y de tener trabajadores con las habilidades y calificaciones adecuadas en servicio. De lo contrario, se corre el riesgo de limitar los índices de productividad, seguridad y calidad.
Con nuestros servicios internos de Randstad, nuestros equipos pueden manejar el proceso de gestión de la fuerza laboral contingente por ti. Ofrecemos soluciones de extremo a extremo, pero permitimos que su organización determine exactamente qué servicios quiere que nuestro equipo maneje y qué tareas desea mantener internamente. Esta estrategia puede facilitar el seguimiento de los costos relacionados con los trabajadores contingentes o temporales.